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MACRO CONTROL DE VENCIMIENTOS CON ALERTAS AUTOMÁTICAS

Macro Control de Vencimientos con Alertas Automáticas,  es una macro desarrollada en Excel con la cual podemos controlar los vencimientos de nuestros pagos mensuales, ya sea recibos de servicios públicos, pago de tarjeta de créditos, entre otros. En Excel registraremos todos los conceptos a pagar y luego vincularemos el aplicativo con las tareas programadas de Windows para que se abra todos los días, en determinado momento y nos alerte sobre aquellos conceptos pendientes de pago.

Si durante el mes, tienes bastantes obligaciones te recomiendo usar esta macro gratuita, pues muchas veces excedemos de la confianza en nuestra memoria y olvidamos pagar en las fechas de vencimiento, generándonos costos adicionales que solo nos traen molestias. Te invito a seguir revisando esta publicación.

¿Cómo usar la macro?

Lo primero que debemos hacer es llenar la plantilla con los conceptos que tenemos por pagar con sus importes respectivos, como por ejemplo pago de celulares, servicio de electricidad, tarjetas de crédito, publicidad, entre otros. Cualquier pago que querramos controlar, podemos colocar en esta plantilla (columna C y D)

Una vez registrados los conceptos con sus importes procedemos a registrar las fechas de pago por cada mes, solo debemos colocar el DÍA de vencimiento, pues los meses ya están fijados entre la celdas A5 y AA5. Generalmente las fechas son las mismas para todos los meses, pero hay casos en que varía 1 o 2 días, por ello sugiero revisar sus recibos y colocar la fecha de vencimiento correcta para cada mes. En este caso (ejemplo) he colocado las mismas fechas para los conceptos a pagar.

Adicionalmente en la columna AC, podemos anotar observaciones para cada concepto, por ejemplo colocaremos si dicho pago se realiza de manera automática con cargo a alguna tarjeta, o es un pago en efectivo, o pago por internet, etc. Podemos colocar cualquer observación que querramos anotar. Mientras mas detallistas seamos con el llenado de la plantilla, mejores resultados tendremos.

Ahora, le indicamos a Excel, con cuantos días de anticipación nos avise sobre los pagos por vencer. En la celda C3, se mostrará la fecha de HOY, dicha celda contiene una fórmula que no debe ser borrada. Debajo de ella podemos ver el siguiente texto “Días antes de revisar” y en la celda C4 colocaremos el número de días  que la macro tomará en cuenta para revisar los vencimientos. Es decir, si hoy es 16 de agosto, colocamos en “Días antes de revisar” : 4 entonces la macro nos alertará de los vencimientos entre el 16 de agosto hasta el 20 de agosto.

Luego de llenar toda esta información, hacemos click en el botón Evaluar Vencimientos y la macro revisará nuestra data y nos alertará en un cuadro de aviso sobre aquellos conceptos pendientes de pago (dento de los días indicados), como podemos ver en la siguiente imagen.

Dicho cuadro de aviso, nos hará la pregunta ¿Dicho servicio ya fue pagado? Si hacemos click en SI inmediatamente se creará un check de color verde, junto a la fecha de vencimiento de dicho concepto. Continuamos respondiendo a todos los avisos y finalmente nos saldrá un mensaje que todos los pagos han sido evaluados.

Hasta ahí es el funcionamiento del archivo dentro de Excel, el cual tiene una programación bastante sencilla y he dejado el Código Fuente Libre para que pueden editarlo a sus necesidades. Ahora añadiremos este archivo como una Tarea Programada de Windows, con la finalidad de recibir estas alertas de manera diaria. Aquí viene la parte mas interesante de esta publicación.

Debemos identificar en qué RUTA (carpeta) está ubicado el archivo, en mi caso se encuentra en “D:\Control de – Vencimientos” como se puede ver en la siguiente imagen.

Luego, vamos a agregar esa ruta como una Ubicación de Confianza  en nuestro Excel. Para ello nos dirigimos a Excel, menú Archivo, bajamos hasta Opciones > Centro de Confianza > Configuración del Centro de Confianza > Ubicaciones de Confianza  y finalmente hacemos click en Agregar Nueva Ubicación.

Al hacer click en Agregar nueva ubicación, se abrirá una nueva ventana en la cual copiaremos la ruta en donde se encuentra ubicado el archivo, en este caso sería “D:\Control de – Vencimientos”. Luego de eso Aceptamos, hasta salir de todas las ventanas abiertas. Esto sirve para que al abrir el archivo, ya las macros aparezcan habilitadas de manera automática.

Una vez realizado esta configuración, cerramos Excel. Y vamos a crear un archivo de extensión.bat el cual servirá para que Windows pueda abrir el archivo excel desde las Tareas Programadas. Debemos realizar los siguientes pasos:

• Abrimos un Bloc de Notas, y dentro de ese archivo vamos a colocar la ruta de Excel.
• La ruta de Excel la podemos obtener haciendo click derecho en el ícono de Excel > Propiedades > Abrir Ubicación del Archivo y copiamos la Ubicación (destino) de Excel. Para mi caso es “C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\EXCEL.EXE”
• Tengan en cuenta que la ubicación de Excel siempre debe terminar en “Excel.EXE”.

• Copiamos esa Ruta al bloc de notas, luego dejamos un espacio en blanco, y colocamos la Ruta del archivo entre comillas.

• La ruta del archivo la obtenemos haciendo click derecho sobre el archivo, luego click en Propiedades > Seguridad, y en Nombre de Objeto aparecerá la ruta (debe terminar en .xlsm). Copiamos y pegamos al bloc de notas.

• Luego de tener las dos rutas pegadas al bloc de notas, como en la imagen anterior, escribiremos debajo de esas rutas el siguiente comando Application.quit el cual nos servirá para cerrar Excel. Entonces el bloc de notas nos debe quedar así:

• Luego vamos a Guardar ese bloc de notas en la misma carpeta donde tenemos el archivo excel de Control de Vencimientos, con el nombre que querramos, para este ejemplo yo le he colocado el nombre “Abrir Excel” y finalizando con la extensión .bat , como se puede ver en la siguiente imagen:

• Una vez guardado, cerramos el bloc de notas y probaremos que realmente funciona el archivo creado. Para ello hacemos doble click sobre “Abrir Archivo.bat” y esperamos unos segundos hasta que abra el Excel y se ejecute el archivo control de vencimientos. De ser conforme este paso, podemo continuar.
• Ahora nos dirigimos al menú Inicio para buscar la opción “Programador de Tareas” entramos en esta opción y hacemos click en “Crear Tarea Básica”
• Registraremos un Nombre y una descripción para esta tarea, en este caso le he colocado “Abrir Excel Control de Vencimientos” para ambos casos (puedes colocar el que gustes)

• Hacemos click en Siguiente y nos aparecerá la opción para indicarle a Windows, la frecuencia de la ejecución de la tarea. En este caso es recomendable elegir la opción Diariamante, hacemos click en Siguiente para indicar la Hora en la cual queremos que se ejecute la tarea.
• Continuamos haciendo click en Siguiente, seleccionamos “Iniciar un Programa”, y continuamos para seleccionar el Archivo.BAT creado.

• Marcamos el check “Abrir el díalogo propiedades para esta tarea al hacer clic en Finalizar” y damos click en Finalizar. Inmediatamente se nos abrirá una nueva ventana en donde escogeremos las últimas configuraciones para la tarea programada, y finalmente hacemos click en Aceptar.

Con esto ya hemos terminado de programar la tarea, y se ejectuará de manera automática, en la hora que la programamos. Si no te ha quedado claro y haz tenido errores, te dejo un video tutorial.

VIDEO – UTILIZACIÓN DEL ARCHIVO

A continuación puedes ver un video con el funcionamiento del archivo, así como la forma de programar la tarea.

DESCARGA EL ARCHIVO

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August 17, 2018 at 02:47PM