Importante
Generalmente este proceso se realiza al momento de tener el estado de cuenta bancario (extracto bancario) para compararlo con nuestro libro contable; es común que tengas que hacer este proceso de forma manual, lo que conlleva mucho tiempo marcando los movimientos del estado de cuenta registrados en tu contabilidad para luego proceder a contabilizarlos.
Lo antes mencionado hace referencia a un procedimiento manual. He desarrollado una macro que te permite realizar dicha conciliación en segundos, para ello debes llenar la información de tu cuenta contable de bancos y la del extracto bancario de acuerdo al formato establecido y hacer las anotaciones respectivas para los movimientos no registrados.
¿Cómo funciona el archivo?
.- Lo primero que debes hacer es copiar y pegar la información de tu libro bancos y de tu estado de cuenta según la estructura del formato. Debes llenar a partir de la fila 13, las anteriores filas NO deben ser modificadas ni eliminadas.
.- Como vemos, en la parte izquierda copiaremos la información de la cuenta contable bancaria y en el lado derecho, pegaremos la información del estado de cuenta bancario. Si el saldo inicial es cero (recién se aperturó la cuenta) colocamos 0, pero NO borramos esa fila.
.- Una vez llenada nuestra información debemos tener en cuenta que hay datos necesarios para el funcionamiento de la macro, por el lado del registro contable es necesario la fecha de operación y por el lado del estado de cuenta es necesario el número de operación y la fecha.
.- Una vez que ya tenemos la información completa en la hoja excel, iniciamos la conciliación de operaciones:
- Hacemos doble click sobre los importes registrados en el Libro Contable Bancos y nos aparecerá una ventana que nos mostrará de forma automática, los registros en el estado de cuenta con ese importe.
- Al lado izquierdo sale el símbolo de nulo o vacío que significa que dicha operación aún no ha sido conciliada.
.- Si hubiera mas operaciones con el mismo importe debemos seleccionar cual es la correcta, haciendo doble click sobre la operación.
.- Luego nos aparecerá un mensaje que dirá “operación validada” y nos fijamos que el número de operación del estado de cuenta se registrará en el lado de la cuenta contable, como se puede ver a continuación.
.- Hacemos click en aceptar y nos saldrá el siguiente aviso, le damos en SÍ, para seguir con la conciliación.
.- La macro nos ubicará en el siguiente movimiento registrado en el lado contable y nos mostrará las operaciones con ese importe en el estado de cuenta.
.- Procedemos a seleccionar de la manera ya mencionada anteriormente y continuamos así con todas los registros de nuestra cuenta contable.
.- Si algún movimiento de la cuenta contable no se encuentra en el estado de cuenta, la macro nos mostrará la siguiente ventana:
.- Si dicha operación sobre la cual hizo doble click se encontraraen el lado de los cargos en la cuenta contable, se marcará la opción de “Depósitos no abonados” (puede ser otro motivo con la misma dinámica, por ejemplo un mal registro contable, etc.); si la operación está en el lado de los abonos, se marcará como “Cheque no cobrado / retiro no considerado en banco”, luego de analizar esto hacemos click en ANOTAR OPERACIÓN, y se mostrará el siguiente cuadro:
.- Hacemos click en Aceptar y continuamos conciliando hasta terminar.
.- Si durante el proceso de conciliación, escogemos una operación del estado de cuenta ya registrada (puede darse el caso de operaciones con el mismo monto) la macro nos alertará sobre dicho error y nos mostrará el siguiente mensaje
.- Y tendremos la posibilidad de corregir el mal registro (de ser el caso) o de continuar conciliación nuestros registros.
.- Una vez terminado el proceso, verificamos que las columna F (de de las operaciones registradas) no se encuentren vacías. Si la operación ha sido conciliada correctamente nos mostrará un check de color azul. Si hemos realizado alguna anotación nos mostrará un número de color rojo.
.- Luego nos dirigimos al lado del estado de cuenta y hacemos la misma verificación en la columna M, aquí si encontraremos algunas celdas vacías, hacemos doble click sobre los importes y la macro nos indicará la anotación que debemos registrar, por ejemplo:
.- En esta imagen se puede ver que la celda con el importe 75 no tiene el check de conciliación, por lo tanto hacemos doble click sobre el importe y me aparecerá la siguiente ventana, luego hacemos click en Anotar operación y la macro le asignará un código.
.- Hacemos este procedimiento con todas los registros del estado de cuenta que han quedado sin el check de color azul.
.- Una vez terminado este proceso, volvemos a verificar que las columnas F y M (de los registros) no se encuentren vacíos, se hace hincapié en esto, por que de esto depende la conciliación.
.- Si ya verificamos que todo está lleno, hacemos click en PROCESAR
.- Nos aparecerá el siguiente mensaje
.- Hacemos click en aceptar y listo, ya tenemos nuestra conciliación terminada, Lo primero que debemos visualizar son los saldos finales que automáticamente aparecerán debajo de nuestros registros de cuenta contable y extracto de cuenta.
.- Nos dirigimos a la Hoja Anexos y veremos el detalle de operaciones que hacen falta registrar para conciliar los saldos, y finalmente en la hoja RESUMEN tendremos nuestra conciliación terminada.
Como pueden ver, el proceso es sencillo, la macro es súper práctica y eficiente, todo depende del buen llenado de la información. Si aún no te ha quedado claro, he colgado un video en Youtube en donde explico como se debe trabajar esta macro.
MIRA EL VIDEO AQUÍ
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July 23, 2017 at 11:09PM
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